超越效率：AI 在採購領域的必要性

全球的電子產品供應鏈有諸多特性，包括錯綜複雜的價值網路、迅速的技術進展以及持續且看似無止盡的波動，但更重要的是，現在正處於關鍵分水嶺。經濟壓力逐漸攀升、地緣政治格局也不斷變化，形成的壓力迫使採購人員隨之迅速轉變。採購專員曾幾何時只需負責維持成本效率，但現正逐漸變成韌性、創新與競爭優勢的策略推動者。人工智慧 (AI) 和生成式 AI (Gen AI) 的加速採用將從根本上重塑採購對供應鏈的影響，在營運、人才和決策層面上推動前所未有的變化。

不斷擴大的 AI 差距

根據 Fairmarkit 的研究，儘管 AI 具有革命性的潛力，但許多採購單位在 AI 準備和採用方面仍然比供應商落後。¹高達 84% 的採購主管認為，到 2025 年底會發生經濟衰退或迫在眉睫，因此加劇了成本壓力，並暴露出 AI 能力的差距不斷擴大。

雖然有 94% 的採購主管表示，他們的供應商已經在協商中使用 AI，但仍有相當多採購團隊會擔心 AI 生成的資料可能不準確或不完整 (43%)，又或者會擔心陷入不利交易的風險 (39%)。這種差異凸顯出採購部門迫切需要將 AI 視為核心策略計畫，而非次要活動。

AI 對供應鏈動態的變革性影響

採購專員逐漸正視此需求。The Art of Procurement 擷取了來自沃頓商學院的 AI 研究資料顯示，從 2023 年到 2024 年，每周使用 Gen AI 進行採購的人數增加了 44%，其中有 94% 的受訪者每周至少使用 Gen AI 一次 (圖 1)。²但那是 2024 年的研究；在那之後，很多事情勢必已有所改變。

圖 1：每週使用 Gen AI 進行採購的比例，在 2024 年已達到 94%。(圖片來源：Art of Procurement)

事實上，AI 採購技術在克服市場複雜性上可提供多面向的作法。目前，對許多採購專員來說，AI 工具可以協助簡化多種日常的業務任務，包括回答需求建議書 (RFP) 問題、草擬合約和擬定專案規模文件。與此同時，AI 技術也逐漸嵌入到採購工具中，可提供一系列功能，包括回答利害關係人問題的聊天機器人，以及自主採購和協商工具。

針對生成式 AI 最終能增進電子採購領域這件事來說，有不少契機是特別有影響力的。

• 增進需求預測和庫存最佳化：AI 可跳脫傳統上對歷史銷售資料的依賴，因此已徹底改變了需求預測。反之，AI 可以分析大量資料，包括市場趨勢、與產品相關的社群媒體動態以及即時資訊，藉此提供具有可衡量準確性的預測結果。³此能力對於電子產品供應鏈來說相當重要，因為快速的技術週期和波動的消費者需求，可能會導致嚴重的庫存過剩或短缺問題。
• 策略性採購和供應商管理：AI 輔助工具皆有增進採購流程各階段的潛力。不僅能自動產生文件、預測需求、評估供應商、最佳化定價、提高效率，更可簡化決策。當然，並非所有活動都可完全自動化。有些 AI 功能可用於加快資訊的處理和理解。例如，AI 助理可能會依據一系列更非正式的要求，擬定一份結構化規模文件，或可分析收到的 RFP 回應，對潛在的新合作夥伴進行初步評分。此外，AI 可促成主動式的供應商監控、風險評估並識別新的潛在供應商或整合機會，藉此支援有效的供應商管理。
• 主動減輕風險與供應鏈韌性：在世界面臨持續中斷和地緣政治變化下，AI 可在風險管理上提供更多專門的支援。AI 演算法可以監控供應商的財務狀況、地緣政治發展和市場信號，針對新風險為企業提供預警信號。舉例而言，AI 系統可以自動將支出資料對應到關稅代碼和原產地資訊，藉此針對曝險情況提供立即性的能見度，就可依據不同情境的成本影響進行建模，並在幾分鐘內優先排定風險減輕的策略。⁴這種複雜情境規劃和「假設」分析的執行能力，能讓採購專員管理供應鏈漏洞，並主動確保供應連貫性。
• 增進效率並降低成本：採用 AI 立即可見的優點包括大幅提高效率和降低成本。AI 可自動執行例行任務，例如採購單處理、支出資料的清理以及合約制訂等，就能讓採購團隊更專注在更高價值的策略計畫。早期採用者都觀察到生產力提升高達 10%，在某些情況下甚至超過 25%。關鍵在於，AI 可增強人工分析能力並減少人為失誤，因此可將整體採購成本降低 15 至 45%，並省去高達 30% 的當前工作活動。⁵因此，64% 的採購專員預計 Gen AI 將在未來五年內從根本上改變團隊運作方式 (圖 2)。

圖 2：近三分之二 (64%) 的採購主管預計，Gen AI 將在未來五年內從根本上改變團隊運作方式。(圖片來源：The Hackett Group)

AI 的缺點

許多企業及其採購專員都渴望採用 AI，並肯定此科技帶來的潛在優勢。然而，若要成功運用，這些主管必須學會以不同的方式思考其工作，並仔細考量 Gen AI 可以在哪些方面提供協助並增強人工任務。

AI 的廣泛採用目前受到幾項阻礙。如同各種科技轉型一樣，系統的好壞取決於取得的資料。目前，大多數企業會以多種格式儲存資料，缺乏全面的歷史資訊和標準化的分類法。若要 AI 真正發揮助力，就必須不斷改進和維持資料的品質。資料治理將是另一個關鍵重點。主動指定 AI 可自主運作的層面以及需要人工監督的地方，這一點相當重要。

此外，員工需要調整其技能組合，以發揮 AI 的最大優勢。工作人員不應專注在例行的交易任務，而是讓 AI 自動化處理這些任務，以便人員專心處理非標準請求和例外情況。根據 Fairmarkit 的資料，需要的技能包括資料解讀 (82%)、策略性決策 (75%) 和跨職能協作 (69%)。為了掌握和留住關鍵技能組合，例如資料素養、提示工程、設計思維和道德決策，採購團隊需要專注於招聘和培訓員工，以滿足新的需求。與此同時，目前的採購人員可能會擔心被貼上冗員的標籤，或是抗拒接受改變。

建立採購待辦事項清單

為了發揮 AI 的潛力並對全球電子供應鏈帶來策略性影響，採購專員應專注於以下策略活動：⁶

• 評估當前的資料生態系統，以識別主資料、交易記錄和供應商資訊中的差距
• 判定和實施標準化協定，並建立明確的治理職務，以解決資料品質和可存取性的問題
• 建立跨職能的 AI 治理委員會，以建立管轄範圍、減少偏見並確保職責所在
• 優先制定員工重新學習技能計畫，並擬定以 AI 協作為主的培訓計畫
• 在採購團隊中指定一名 AI 隊長，帶領團隊在添加技術到實際應用的過程中提供協助
• 利用一兩個低風險的前導專案，建立對技術的信任，並展現可衡量的價值

採購的未來與 AI 密不可分。擁抱轉變的採購主管，只要在採用 AI 時克服相關的技術、流程、人員與治理層面，就可讓自己成為提高利潤的重要貢獻者。

參考資料

1: https://www.businesswire.com/news/home/20250603022081/en/Fairmarkit-Study-84-of-Procurement-Leaders-Say-a-Recession-is-Here-or-Imminent-by-End-of-2025-Accelerating-the-Need-for-AI

2: https://artofprocurement.com/blog/state-of-ai-in-procurement

3: https://www.youtube.com/watch?v=pSOvxaEk7ms&list=TLGGVz_vCh5H9-AxMjA2MjAyNQ

4: https://suplari.com/ai-in-procurement-action-plan/

5: https://www.thehackettgroup.com/insights/embracing-the-future-how-generative-ai-is-revolutionizing-procurement-in-2025/

6: https://www.youtube.com/watch?v=vsHonCOnos0